Le timbre d’entreprise a d’autres usages que celui de simple outil d’envoi de documents. Par exemple, une entreprise qui fabrique et distribue des marchandises peut choisir d’utiliser un tampon pour indiquer son adresse lors de l’expédition de ses produits à l’utilisateur final. Ces timbres sont également utilisés à des fins de facturation. Les entreprises peuvent utiliser ce type de tampon de société pour ajouter leur logo, le nom de l’entreprise et le dessin du logo. La facture sera alors imprimée à l’adresse indiquée sur le timbre.
A quoi sert le tampon pour facture ?
Les entreprises qui effectuent des transactions financières utilisent souvent un tampon de facture pour indiquer la date de la transaction et le numéro de la facture pour le paiement ou la réception des services. Par exemple, une banque utilisera un timbre d’entreprise pour indiquer la date de la transaction, le numéro de compte de la banque débitée/créditée et la signature du client sur la ligne pointillée. Cela montre que la transaction financière a été effectuée il y a six ans. De même, l’émetteur d’une carte de crédit utilisera un tampon d’entreprise pour indiquer la date du crédit et du débit. La transaction est également considérée comme ayant été effectuée il y a six ans, si la signature et la date figurent sur le timbre.
Les factures sont généralement utilisées pour faciliter les contrats de vente et la validation des factures. Le processus de validation des contrats de vente commence par la présentation du bon de commande au vendeur, qui est informé de son obligation d’acheter à l’acheteur. Le reçu sert de preuve de la vente et valide le contrat. Toutefois, si une société a passé un ordre d’achat, un nouveau reçu émis par la société confirmant la réception de l’ordre d’achat est fourni au vendeur, ainsi que la facture correspondante.
Les factures qui ne comportent pas les détails nécessaires peuvent être annulées ou renvoyées en tant que réponses incorrectes. Le bon de commande d’une usine est un exemple de facture qui ne comporte pas un document requis. La facture correspondante devrait inclure une description complète de l’article acheté, y compris son vendeur. De même, une réponse incorrecte ajoutée au bon de commande invaliderait l’accord entre l’acheteur et le vendeur. De tels événements invalidants sont réputés s’être produits il y a six ans. Par conséquent, les sceaux et timbres d’entreprise qui n’indiquent pas la date appropriée sont considérés comme invalides pendant six ans.
Quel format pour un tampon de société ?
Le format correct des factures et des timbres d’entreprise doit suivre un format standard. En outre, tous les sceaux et timbres d’entreprise doivent comporter le nom et le logo de l’entreprise, le nom et l’adresse complets de l’entreprise, le timbre de date de l’année (ou la « date d’effet »), le numéro de la facture et un sceau de sécurité holographique. Pour les factures, les informations correctes, y compris le nom et l’adresse du destinataire, sont requises. Toutefois, si la facture comporte une signature, le destinataire peut demander qu’une image scannée de la signature soit incluse sur le sceau.
Un bon moyen de garantir l’exactitude des sceaux et timbres de l’entreprise consiste à vérifier leur format pendant qu’ils sont encore imprimés. Les factures et les timbres d’entreprise doivent être correctement signés et datés. Une signature numérique peut désormais être utilisée pour signer les sceaux et timbres d’entreprise. En outre, si le format du sceau ou timbre d’entreprise est modifié après sa création initiale, le nouveau format doit être soigneusement examiné pour s’assurer qu’il est compatible avec les autres.
Article mis à jour le 20 janvier 2021